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フィルムふせん3:課題のTo Do展開をノート、超整理手帳で-1-
フィルム付箋用途5は、目標、課題(Action Item: A/I)のTo Do展開方法について、です。
 To Do管理ツールはPCソフトでも手帳術でも色々あります。
私自身、アイディアマラソンするようになるまでは、仕事用の会社から配布されたノートと別に、ToDoやスケジュール管理として、普通の手帳やPCのスケジューラソフトのTo Do機能を使ったりしてましたが、どれも続きませんでした。

 始めは一生懸命書くんですよ。ToDoを。
でも、To Doの達成までのたくさんのプロセスや、実行に移し始めてから発生する、想定外のアクションアイテムをどのような段取りで管理していくか、その変化の過程と対処方法を、スケジュール帳やPCのToDO管理に、反映できるスペースはありません。

 ほとんどのスケジュール管理ソフトの場合、To Doは単なる作業チェックリストです。そして、終わらないと次に進めない。
一旦、実行し始めて、どんどん新たなアクションアイテムが加えられ、課題の実行方針も変わっていく。時にはToDoの内容が大幅に変わり、関わる人間の数も、自分の担当も大きく変わったりします。
 そうすると、ただ箇条書き用に設けられたTo Doリストは、どんどん「情報として古いもの=管理に値しないもの」に変わっていき、このリストから漏れた重要な情報は、ノートの端の走り書きに頼ることになってしまいます。で、結局スケジュール帳もToDoソフトも見なくなる。

私は、樋口健夫さんノート術の本を読んで、アイディアマラソンを始めた頃から、「1日3分夢実現ノート」の岡崎太郎さんの「モチベーションシート」の無料ダウンロード版をノートに貼って使ったりしながら、スケジュールやToDo管理について試行錯誤を重ねてきました。

 その過程で、ToDo管理の捉え方
忘れてはいけない、やらなければならないものを管理する」から、
「いかにして、目標や課題などのToDo事項を達成しやすくして実行していき、その間に生じた情報を自身の業務に役立つ形で管理していくか」
に変わってきたように思います。その方が私には合っていました。

 この「どうやって達成し、役に立つ情報を残していくか」という『課題やToDoの”実行”への展開のプロセスにフィルムふせんが大いに役立ちました。

 私のやっているToDo展開は、簡単に言うと、こんな手順です。
1.今抱えている「ToDo」「課題」をに書き出す
2.1をどういうやり方で達成するか(How To Do)を考えて、書き出す。
3.どうやりたいか(どうやりたくないかも含む)=Hope To Doを書く
4.3に合わせて、2の方法から自分のやり方を選択し、スケジュールを組む。
5.4で決めた方法・手順で、To-Doの展開リストを、フィルムふせんのDe-Flag
 に書き出し、期限を付けてノートに貼る。
6.手順や方法に合わせて、経過チェック欄や人に依頼したものの進捗チェック欄
 を設け、必要に応じて、フィルムふせんや台紙を使い情報を管理する。

ちなみに、1から4については、1/31の記事『超整理手帳、ノートカバーとフィルム付箋の相性』で紹介したカバー改造A5ノートに書いてます。で、4から先は、お仕事用B5ノートに書きます。

超整理手帳をお使いなら、1〜4をもっと統合的かつ長期的に管理できます。
ToDoリストリフィルの各枠を課題、How To Do、Hope To Do、 展開To Doに割り当てて(重要なものは色ふせんに)書き、それぞれの関係を矢印でつなぎます。そして、スケジュールリフィルと合わせて、「いつやるか」を決め、作戦が決まったら、ToDoリストに書いた内容(割り振った番号でもよい)を別の付箋に書いて、スケジュールシートに貼る。つまり「いつ、どのようにやると、自分で納得してやりきれるか」を、シート同士を付きあわせて長期的に考え、実行管理までできる
 ぜひ、ToDoリフィルにふせんをペタペタ貼りながら、「よし、やるぞ」と思える作戦を練り、実行してみてください。

で、6でのフィルムふせん(De-Flag台紙含む)の使い方ですが、こんな使い方、してます。

〔De-FlagとPost Memo〕
A.To-DoのサブTo-Doがあれば、De-Flagに書く。
B.Post Memoふせん内をいくつかに区切って、仕事のステップや人の名前等の
 チェック欄にする。
C.追加情報、注意事項、追加フォローなどはピンクのPost Memoに書く
D.To-Do作業の途中で調査した情報や、今重要でなくてもあとで重要になりそうな
 情報の覚書(ついノートの端に書くようなもの)は色付箋でTo-Doリストの横に貼っておく。To-Doの内容より、その情報の方が後で役に立つことがよくある
E.設計仕様や費用計画、事業戦略など、最終決定まで、何度も内容が変わる。そういう
 時は、それぞれの段階での要約情報をノートベタ書きではなく、色ふせんに書く。
 マイナーチェンジ時は、別のふせんに書いて貼りかえれば対応可。

〔De-Flagを使った後の台紙の利用法〕
F.履歴メモとして使う。交渉での経過、仕様変更履歴、不具合履歴。パンチ穴にリング 通して、カバーにはさみ、必要な時に見ながら作業。特定ページを探す必要なし。
 E.の情報をノートや報告書に書いた時に、台紙にも転記する。
G.De-Flag台紙利用方法。実用リフィル。普段仕事によく使う情報の早見表。小さいのでノートや手帳カバーに挟む。複数枚の時は、便利。

〔De-Flag利用法 番外編〕
H.De-Flagは、財布の札入れやカバンや上着のポケットに入れておいて、買い物したら、値段と物を記録。並べてお小遣い帳に貼れば、そのまま使える。

フィルムふせんのモニター、という立場は、私に「使用という実践を行って、感想や効果を報告する」機会を与えてくれました。
「どんな風に使えば、自分が使いやすいか。」の工夫や、「どんな可能性があるか。」を考えることが、丁度、ToDo管理を「いかに、自分がやりやすい方法で、したい事もついでにうまくやるか。」を決め、管理する、という捕らえ方ににシフトさせることを手助けしてくれたように思います。

私の紹介した方法で、気になるものがあれば、実践してみてくださいね。
| 仕事の工夫 | 16:56 | comments(0) | trackbacks(1) |
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ToDo整理:ITツールを使う
私は、1つ前の記事『フィルムふせん4:課題のTo Do展開をノート、超整理手帳で-2-』で紹介したリフィルを使って、ToDo展開をするのですが、ノートや手帳に書いたToDoの整理やモレの確認には、PCのソフト等も有効だと思います。 特に、仕事で一日中、パソコンの前に
| 雑記帳〜知財検定対策ノート〜 | 2006/02/13 5:47 PM |